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Les journées portes ouvertes sont un excellent moyen de promouvoir votre établissement et de montrer aux familles et aux étudiants potentiels ce qu’il a à offrir. Elles peuvent être une occasion formidable de partager vos connaissances et d’attirer des participants motivés. Mais pour que votre journée portes ouvertes soit un succès, il faut une planification minutieuse. Voici quelques conseils pour vous aider à organiser une journée portes ouvertes réussie.
1. Définissez clairement les objectifs
Avant de commencer à planifier, définissez clairement les objectifs de votre journée portes ouvertes. Voulez-vous recruter des étudiants pour le semestre à venir ? Faire la promotion d’un nouveau programme ou service ? Ou tout simplement créer un lien avec la communauté locale ? Une fois que vous avez déterminé ce que vous essayez d’accomplir, il est plus facile de planifier le reste.
2. Choisissez un emplacement et une date opportuns
Le choix du lieu est très important. Vous voulez trouver un endroit qui est central pour votre public cible et assez grand pour accueillir confortablement tous les invités. Si possible, essayez de trouver un endroit qui est facilement accessible en transport en commun ou par voiture. La date est également importante puisque cela peut influer sur la participation. Assurez-vous de choisir une date qui ne conflit pas avec d’autres événements locaux importants.
3. Faites la promotion
Une fois que vous avez choisi le lieu et la date, commencez à faire la promotion. Utilisez autant de canaux que possible pour atteindre votre public cible, notamment les médias sociaux, les annonces imprimées et les envois postaux. Essayez d’impliquer des membres du personnel et des étudiants actuels pour promouvoir l’événement afin qu’il soit plus attrayant pour les futurs participants.
4. Prévoyez des activités intéressantes
Votre journée portes ouvertes doit être intéressante et divertissante afin que les participants veuillent y revenir chaque année. Pour attirer plus de personnes, planifiez des activités amusantes telles que des visites guidées, des ateliers pratiques, des spectacles en direct et des stands informatifs sur les programmes universitaires proposés.
5. Prévoyez suffisamment de personnel
Vous devrez peut-être embaucher temporairement du personnel supplémentaire pour garantir que tout se déroule sans problème pendant l’événement. Assurez-vous d’avoir suffisamment de personnes disponibles pour guider les visiteurs à travers le campus, répondre aux questions et encadrer les activités pratiques.
6. Prévoyez un budget adéquat
Vous devrez peut-être investir dans certains éléments pour rendre votre journée porte ouverte réussie, tels que le matériel promotionnel (tels que des brochures), du personnel supplémentaire ou du matériel audiovisuel (tels qu’un système sonore). Assurez-vous de prévoir suffisamment de fonds pour couvrir tout ce dont vous avez besoin sans compromettre le budget.
7. Demandez aux invités leur opinion
Une fois que votre journée porte ouverte est terminée, demandez aux invités ce qu’ils pensent. Vous pouvez utiliser des questionnaires imprimés ou en ligne pour recueillir rapidement leurs commentaires sur divers aspects de l’expérience : installation générale, facilités offertes, informations fournies, etc.
8. Évaluez vos résultats
Une fois que vous avez recueilli suffisamment d’informations sur les commentaires des invités, examinez attentivement vos résultats afin d’identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré lorsque vous organisez votre prochaine journée porte ouverte.